Strona główna
Dokument prawny

Polityka Prywatności

Obowiązuje od 2026-11-10. Wersja 1.0.

§1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest DOMEK KOŁOBRZEG Sp. z o.o., z siedzibą pod adresem ul. Słowińców 7, 78-100 Kołobrzeg, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000995408 przez Sąd Rejonowy w Koszalinie, IX Wydział Gospodarczy KRS, NIP 6711852516, REGON 523352151, kapitał zakładowy 20 000 PLN (dalej: „Administrator" lub „ZENS").

Kontakt we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych: biuro@zens.pl.

§2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu

a) Formularz kontaktowy

  • Dane: imię, adres e-mail, treść wiadomości, opcjonalnie temat.
  • Cel: odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — kontakt zwrotny).
  • Okres przechowywania: 24 miesiące od ostatniego kontaktu lub do czasu wycofania zgody.

b) Panel klienta

  • Dane: adres e-mail, imię i nazwisko, informacje o projekcie, historia komunikacji, dane rozliczeniowe.
  • Cel: realizacja umowy o świadczenie usług, prowadzenie panelu klienta, obsługa księgowa.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (umowa) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki podatkowe).
  • Okres przechowywania: czas trwania umowy + okres wymagany ustawą o rachunkowości (5 lat od końca roku podatkowego dla dokumentów księgowych).

c) Logi serwera i dane techniczne

  • Dane: adres IP, informacje o przeglądarce, czas wizyty, ścieżka żądań HTTP.
  • Cel: bezpieczeństwo serwera, wykrywanie nadużyć, statystyki techniczne.
  • Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes — bezpieczeństwo IT).
  • Okres przechowywania: 30 dni.

d) Pliki cookies i podobne technologie

Szczegóły w Polityce Cookies.

§3. Odbiorcy danych (procesory)

Dane możemy przekazywać następującym podmiotom:

  • OVH SAS (Francja) — dostawca infrastruktury serwerowej (hosting aplikacji i poczty). Transfer w ramach EOG.
  • Anthropic PBC (USA) — operator modelu AI (Claude API) wykorzystywanego do klasyfikacji poczty i obsługi asystenta. Transfer poza EOG odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez KE.
  • Epidemos — partner integracyjny platformy portali tematycznych; wymiana danych dotyczy wyłącznie technicznych aspektów współpracy B2B.
  • Operatorzy płatności (po integracji) — Przelewy24, Stripe lub inny — wyłącznie dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji.
  • Biuro rachunkowe — na potrzeby wystawiania faktur i rozliczeń.
  • Organy państwowe — na podstawie przepisów prawa (np. US, ZUS, sądy).

§4. Transfer danych poza EOG

Korzystanie z API Anthropic (model Claude) wiąże się z przekazywaniem danych do USA. Transfer odbywa się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) zatwierdzonych decyzją Komisji Europejskiej 2021/914. Anthropic deklaruje zgodność z zasadami ochrony danych w ramach ramy DPF (Data Privacy Framework).

Jeśli nie wyrażasz zgody na transfer poza EOG, poinformuj nas o tym — wyłączymy funkcje AI dla Twojej komunikacji.

§5. Twoje prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa:

  • Dostępu do danych (art. 15 RODO) — możesz dowiedzieć się jakie dane posiadamy.
  • Sprostowania (art. 16 RODO) — poprawy błędnych danych.
  • Usunięcia („bycia zapomnianym") (art. 17 RODO) — jeśli nie ma innej podstawy do przetwarzania.
  • Ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).
  • Przenoszenia danych (art. 20 RODO) — otrzymania swoich danych w formacie maszynowym.
  • Sprzeciwu (art. 21 RODO) — wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu.
  • Cofnięcia zgody (art. 7 ust. 3 RODO) — w każdej chwili, bez wpływu na legalność dotychczasowego przetwarzania.
  • Wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żądania można kierować pod adres biuro@zens.pl. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

§6. Automatyczne podejmowanie decyzji

Wykorzystujemy klasyfikator AI do kategoryzowania przychodzących wiadomości (np. „zapytanie o cenę", „zapytanie techniczne"). Nie są to decyzje wywołujące dla Ciebie skutki prawne — służą wyłącznie przyspieszeniu odpowiedzi przez naszego konsultanta. Każda odpowiedź wrażliwa (np. zawierająca ceny, umowy, warunki) jest akceptowana przez człowieka przed wysłaniem.

§7. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy m.in.:

  • szyfrowanie komunikacji HTTPS (TLS 1.2+);
  • szyfrowany dostęp do poczty (IMAPS, SMTP STARTTLS, SASL);
  • podpisy DKIM dla wychodzącej poczty;
  • SPF i DMARC dla domeny zens.pl;
  • codzienne backupy bazy z retencją 30 dni + weryfikacja integralności;
  • rate-limiting i monitoring prób logowania (ochrona przed brute-force);
  • sandboxowanie treści HTML w panelu administracyjnym (ochrona przed XSS);
  • regularne aktualizacje stacku technologicznego.

§8. Zmiany polityki

Niniejszą politykę możemy aktualizować. Istotne zmiany publikujemy na tej stronie z nową datą i wersją oraz powiadamiamy użytkowników panelu mailowo z 14-dniowym wyprzedzeniem.

§9. Kontakt

DOMEK KOŁOBRZEG Sp. z o.o.
ul. Słowińców 7, 78-100 Kołobrzeg, Polska
NIP: 6711852516 · REGON: 523352151 · KRS: 0000995408
E-mail: biuro@zens.pl